El e-learning se impone cada vez más como modalidad de capacitación en las empresas. Sin embargo, la improvisación es gran enemiga del éxito de un proyecto e-learning. Antes de lanzar el proyecto, es necesario responder a algunas preguntas para evitar la pérdida de tiempo y dinero en el proceso. A continuación, te proponemos 8 tips para dar un giro positivo a tu proyecto.
1. ¿Quién toma la decisión?
Esta pregunta puede parecer un poco ingenua, pero en realidad, la respuesta puede resultar un poco compleja porque abarca 3 tipos de decisión: la decisión de hacerlo, la decisión de pagarlo, y la validación de los contenidos.
La idea de hacer un e-learning es el resultado de la constatación de una carencia. ¿Quién determinó la necesidad? ¿Es esta persona quien tiene la decisión financiera? Para elaborar el proyecto, es imperativo tener desde el principio una idea de las necesidades y del presupuesto. Además, la persona que va a validar los contenidos puede ser otra.
2. ¿Cuáles son los objetivos?
Es indispensable tomarse el tiempo necesario para determinar los objetivos precisos porque delimitan el campo de los contenidos y, sin ellos, no podemos evaluar el resultado. Hay 2 niveles de objetivos: objetivos de la formación y objetivos pedagógicos (u operacionales). Ejemplo, tenemos un nuevo producto a la venta y necesitamos capacitar a nuestros vendedores. Nuestra finalidad general con la formación es aumentar las ventas. Mientras que el objetivo de la formación es que los vendedores conozcan el nuevo producto para poder venderlo. Y algunos de los objetivos pedagógicos podrían ser: que los vendedores sean capaces de explicar las ventajas del producto y hacer una demostración.
Redactar los objetivos no es tan fácil como parece. Sin embargo, es imprescindible saber adonde queremos ir antes de arrancar ¿o no?
3. ¿A quién queremos capacitar?
Definir los destinatarios de la formación es importante en 2 aspectos principales: su perfil y su número. Así que algunas preguntas que nos tenemos que hacer en este paso son: ¿Cuál es su nivel de preparación (estudios y experiencia)? ¿Cuál es su nivel de motivación? También será útil saber si los usuarios están acostumbrados a estudiar en línea, si están familiarizados con las herramientas, etc. ¿De cuánto tiempo van a disponer para estudiar el curso? ¿Cuántas personas van a estudiar el curso? ¿Al mismo tiempo?
4. ¿Cuáles son los recursos disponibles?
Ya que el proyecto e-learning puede tratar de un tema totalmente nuevo o ser la adaptación de un curso existente, tenemos que hacer el inventario de los recursos pedagógicos disponibles para ver si algunos se pueden integrar tal cual en la formación o si pueden servir de base a la producción de nuevos contenidos. En este paso, también vamos a hacer el inventario de los recursos materiales y humanos disponibles.
5. ¿Cuáles son las limitaciones que debemos tomar en cuenta?
El conocer nuestros recursos nos lleva naturalmente al inventario de las limitaciones. Por ejemplo, si ya disponemos de una plataforma LMS, debemos listar las características técnicas de la formación e-learning para que sea compatible. Y en caso de no contar con un especialista en la materia, debemos planear la contratación de uno. Es importante hacer una lista, lo más exhaustiva posible, de todas las limitaciones del proyecto para poder anticipar las soluciones. Esto nos permite generar un presupuesto realista, asertivo, efectivo y en cumplimiento de plazos.
6. ¿Cómo vamos a evaluar el éxito del proyecto?
La evaluación se plantea en varios niveles. Y en todo caso, los indicadores de éxito tienen que determinarse desde el inicio del proyecto, al mismo tiempo que los objetivos. De hecho, evaluar consiste en medir la distancia entre los objetivos y los logros. Kirkpatrick determina 4 niveles de la evaluación de una formación: reacción, aprendizaje, comportamiento y resultados. Los 3 primeros conciernen al usuario: evaluación de su participación y satisfacción, evaluación de su aprendizaje, y evaluación de los cambios en su comportamiento después del curso. El último nivel consiste en medir el impacto de la formación sobre la organización (por ejemplo: el crecimiento de las ventas después de la formación). Para evaluar los dos primeros niveles, las plataformas LMS proporcionan herramientas muy útiles de rastreo y reporting: tiempo dedicado al estudio, calificaciones, etc.
7. ¿Quién va a participar en la realización del proyecto?
Esta pregunta está relacionada con el inventario de los recursos, el tipo de proyecto y su amplitud. En este paso se trata de determinar a quién necesitamos en el equipo para realizar el proyecto, sean colaboradores de la empresa o especialistas externos. A veces, parece más económico producir todos los contenidos en interno, pero si la empresa no dispone de las herramientas adecuadas (por ejemplo, un software de e-learning) y/o de personal capacitado, puede resultar más costoso comprar licencias y capacitar a las personas que solicitar el apoyo de especialistas. La decisión depende también de la urgencia del proyecto.
8. ¿Para cuándo tiene que estar listo?
Finalmente, debemos saber cuál es la fecha límite de lanzamiento de la formación. Hay que planear el proyecto de manera realista, tomando en cuenta las limitaciones anteriormente listadas. Un error común es de contemplar un proyecto demasiado grande, y por ende demasiado costoso y largo. En este caso aconsejamos dividir el proyecto en partes más pequeñas, cuya ventaja incluye enriquecer el siguiente proyecto considerando la evaluación del anterior con un enfoque de mejora continua. A partir de allí, podemos definir los principales hitos del proyecto y la programación de los plazos.
Para quien no lo ha hecho antes, empezar un proyecto e-learning puede resultar bastante complejo y, probablemente, surjan más preguntas en el proceso. Cabe recalcar que estas preguntas no siguen un orden cronológico estricto, sino que se inscriben en un proceso iterativo.
E-Learning Touch’, especialistas en proyectos e-learning, te apoyamos en tu toma de decisión. ¿Dudas o preguntas? ¡Contáctanos!